Bons de commande, factures, conditions générales de vente : apprenez à faire vos documents commerciaux

Etablir un document commercial de type bon de commande, facture ou condition générale de ventes, est une tâche inhérente à la fonction de franchisé comme à celle de tout chef d'entreprise. De la prise de commande à la facturation, vous devez impérativement suivre des règles précises qui, en cas de non respect, risqueraient de vous faire subir des sanctions pénales peu agréables !

Voici quelques éléments qui vous aideront dans cette démarche.

Bien rédiger son bon de commande

Document incontournable de la relation fournisseur-client, le bon de commande est impératif en cas de vente de biens ou de marchandises. Signé par le client avant sa concrétisation, il doit mentionner la nature et la quantité de biens vendus, le prix et les taxes applicables. Celui-ci peut indiquer également la date de livraison et les conditions générales de ventes (souvent au verso).

Ne rien oublier dans sa facture

La facture est le seul document vraiment obligatoire pour toute transaction entre professionnels. Le défaut de facturation est pénalisé d'une amende de 75 000 euros. Une fois un service rendu ou un bien livré, un fournisseur doit délivrer à son client une facture en s'assurant bien de la présence des mentions suivantes :
- nom, adresse, numéro SIREN du vendeur, forme juridique de la société et montant du capital ;
- nom et adresse du client, numéro intracommunautaire d'identification à la TVA en cas d'opération dans un autre pays européen ;
- date de la facture ;
- numéro de la facture ;
- désignation et quantité des produits ou services rendus ;
- prix unitaire hors taxe de chaque produit ;
- réduction éventuelle de prix acquise lors de cette opération ;
- délai de paiement et pénalité encourue en cas de non respect de ces délais ;
- conditions d'escompte en cas de paiement anticipé.

Vous pouvez aussi consulter cet article : La facturation d'un professionnel pour un particulier

Soigner ses conditions générales de vente

Les conditions générales de vente ou CGV déterminent précisément les règles régissant les relations entre fournisseur et client. Communiquées à tout acheteur qui les réclame, elles doivent impérativement comporter les mentions suivantes :
- conditions de vente proprement dites : délais et modalité de livraison, acceptation ou refus de l'annulation des commandes, barème des prix unitaires des produits, réduction des prix consentie au client, modalité de règlement ;
- conditions de règlement : délais de paiement ; modalité d'application et taux d'intérêt des pénalités en cas de retard de paiement.
Enfin vous pouvez insérer un certain nombre de clauses supplémentaires, par exemple une clause de réserve de propriété ou une clause limitative de responsabilité. Ces clauses peuvent s'avérer très utiles en cas de contestation de la part de vos clients. Vos conditions générales de vente doivent bien figurer sur tous vos documents commerciaux et notamment sur les bons de commande. Attention en cas de litige avec un client, le vendeur doit prouver que ces CGV ont bien accepté par celui-ci. Pensez donc à recueillir son accord en amont en faisant signer une clause dans votre bon de commande. Il doit avoir déclaré en avoir pris connaissance et les avoir accepté sans réserve.

Consultez cet article : Conditions générales de ventes actualisées

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