factures papier supprimées dans le réseau Best Western !

Best Western, première chaîne d’hôtels indépendants dans le monde, a fait le choix d’Accelya – acteur majeur de la dématérialisation des factures et spécialiste des flux dématérialisés depuis plus de 30 ans – pour mettre en place un processus de dématérialisation fiscale des factures envoyées à ses 270 adhérents en France et à l’étranger. Objectifs atteints : les factures papier ont été  complètement supprimées entre le siège et ses adhérents, tout en améliorant les moyens de communication au sein du réseau.

Best Western France a, depuis quelques mois, complètement dématérialisé la facturation entre sa centrale de réservations et ses 270 adhérents. « L’un de nos objectifs consistait à supprimer l’envoi  des factures papier entre le siège et les adhérents pour réduire les coûts administratifs liés au processus de facturation (impression, mise sous pli, envoi, archivage physique) tout en respectant le cadre législatif et fiscal, et en étant accompagnés par les équipes d’Accelya dans la mise en oeuvre d’un tel processus. » explique Bruno Rossolin, Directeur Financier de Best Western, à l’origine du projet.

Une problématique complexe puisque les factures transmises sont de cinq types différents (par exemple des cotisations, des réservations France et étranger, des factures diverses), et que certaines sont annexées par des pièces justificatives. Elles doivent aussi être envoyées aux adhérents à des dates différentes. Pari réussi : il n’y a désormais plus d’envoi de factures papier ; les différentes factures sont dématérialisées fiscalement, et mises à disposition à des périodicités distinctes sur un portail dédié à Best Western dans l’application Clear’ Invoice. Grâce à un e-mail de notification, les adhérents sont informés qu’une nouvelle facture a été transmise, et peuvent venir la télécharger sur leur portail. Ce service est transparent et totalement gratuit pour l’adhérent.

Pour Bruno Rossolin, « L’application Clear’ Invoice d’Accelya est allée au-delà de ses fonctions initialement prévues en devenant un puissant outil de communication auprès des adhérents : elle a également été personnalisée en fonction de nécessités métiers et de besoins propres à Best Western. ». Des informations supplémentaires sur les tarifications et les procédures comptables internes sont également accessibles aux adhérents sur le portail, alors qu’elles faisaient auparavant l’objet d’un courrier accompagnant la facture. Une opération exemplaire puisque, dans une seconde étape, le projet a été élargi aux adhérents Best Western au Maroc et en Nouvelle-Calédonie, toujours en dématérialisation fiscale avec archivage à valeur probante, cette fois sous forme de fichiers pdf signés électroniquement.

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