Une problématique complexe puisque les factures transmises sont de cinq types différents (par exemple des cotisations, des réservations France et étranger, des factures diverses), et que certaines sont annexées par des pièces justificatives. Elles doivent aussi être envoyées aux adhérents à des dates différentes. Pari réussi : il n’y a désormais plus d’envoi de factures papier ; les différentes factures sont dématérialisées fiscalement, et mises à disposition à des périodicités distinctes sur un portail dédié à Best Western dans l’application Clear’ Invoice. Grâce à un e-mail de notification, les adhérents sont informés qu’une nouvelle facture a été transmise, et peuvent venir la télécharger sur leur portail. Ce service est transparent et totalement gratuit pour l’adhérent.
Pour Bruno Rossolin, « L’application Clear’ Invoice d’Accelya est allée au-delà de ses fonctions initialement prévues en devenant un puissant outil de communication auprès des adhérents : elle a également été personnalisée en fonction de nécessités métiers et de besoins propres à Best Western. ». Des informations supplémentaires sur les tarifications et les procédures comptables internes sont également accessibles aux adhérents sur le portail, alors qu’elles faisaient auparavant l’objet d’un courrier accompagnant la facture. Une opération exemplaire puisque, dans une seconde étape, le projet a été élargi aux adhérents Best Western au Maroc et en Nouvelle-Calédonie, toujours en dématérialisation fiscale avec archivage à valeur probante, cette fois sous forme de fichiers pdf signés électroniquement.
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