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Vous devez non seulement respecter les mentions obligatoires et les nécessités liées au destinataire, professionnel ou non, mais aussi vérifier votre mode de transmission et de conservation.
Mode de transmission et conservation
En principe une facture ne peut pas être transmise par fax. Pour l'émission par voie électronique, en revanche, il est possible de trouver des solutions. Si votre destinataire l'accepte, la facture émise par voie électronique peut être valable selon deux normes sécurisées.
Tout d'abord vous pouvez utiliser la transmission selon la norme EDI (échange de données informatisées) : la facture est envoyée au client grâce à un message électronique dont la structure est convenue entre les parties. Ce message doit permettre une lecture par ordinateur ainsi qu'un traitement automatique et non équivoque de la facture. Il existe aussi la transmission sécurisée par la signature électronique : dans ce message, c'est la signature électronique qui valide le procédé dématérialisé de facturation. Elle permet en effet l'authentification du signataire et de la source d'informations. Pour produire tous ses effets, la signature électronique doit être spécifique au signataire, permettre de l'identifier sans équivoque et être créée par des moyens contrôlés exclusivement par ce signataire.
Les factures transmises par voie électronique sont valables à condition que l'authenticité de leur origine et l'intégralité de leur contenu soient garantis. Certaines procédures de contrôle doivent être respectées lors de l'établissement d'un système de facturation électronique, telles que la conservation des informations dans l'ordre chronologique de leur émission par l'émetteur, de leur réception par le récepteur ou l'établissement d'une liste récapitulative des messages sur papier.
Cette faculté est offerte tant pour les transactions réalisées entre les assujettis établis sur le territoire français que pour les opérations effectuées au sein ou hors de l'Union européenne.
Pour ce qui concerne le délai de conservation, les factures doivent être gardées de 3 à 10 ans suivant la nature du document ou de son support. Il est conseillé, dans tous les cas, de les conserver pendant 10 ans puisqu'elles peuvent servir de preuve devant la justice pendant ce délai.
Notons le cas particulier de la facture d'avoir. Cette facture doit comporter la mention " avoir " ainsi que les références de la facture initiale, le montant HT de la remise consentie à l'acheteur, le montant de la TVA correspondante. En effet l'avoir est la somme d'argent qu'un fournisseur ou vendeur doit à son client, suite à un évènement survenu après l'établissement de la facture comme le retour de marchandises ou l'attribution d'un escompte par paiement anticipé. Dans ces cas, le fournisseur doit établir une facture d'avoir en plusieurs exemplaires.
Dominique Deslandes
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