C’est le quotidien de l’entreprise, et pourtant ces documents obéissent à des règles strictes qu’il est nécessaire de bien respecter.
D’abord voyons les devis, pour ce document il faut être le plus précis possible. On appelle également ce document lettre de mission pour une profession libérale ou offre d’intervention pour un consultant. La première chose à savoir est que le devis est obligatoire quand le montant est supérieur à 150 €. On est familiarisé avec le devis dans le secteur du bâtiment mais il s’étend dans bien d’autres secteurs d’activité désormais.
Il doit comporter une série de mentions obligatoires. En fait il s’agit majoritairement de celles devant figurer sur une facture : nom et adresse des deux parties, numéro de TVA, numéro d’immatriculation au registre du commerce…. On doit également trouver la date du début de l’action et sa durée. Tous les coûts doivent y être mentionnés ainsi que la durée de validité. Ce document doit évidemment être daté et signé par le client avec la mention » bon pour accord « . Il est recommandé d’être très précis quant à la nature de la prestation. Pour éviter les conflits on peut également signaler les motifs d’empêchement pour cas de force majeure.
Concernant les factures il est essentiel d’éditer des documents très exhaustifs, n’omettant aucun produit, aucune prestation. La facture par ailleurs doit répondre à des règles de présentation précises lui donnant un aspect particulièrement professionnel.
Parmi les mentions obligatoires on retrouvera : nom et adresse des deux parties, numéro de TVA du fournisseur, décompte détaillé en quantité et en prix pour chaque bien ou chaque prestation…. Il est conseillé de prévoir un numéro par facture. Dates et numérotation sont des éléments à respecter de manière très stricte, en fonction d’une chronologie. C’est très important en cas de contrôle fiscal. Chaque facture doit avoir un numéro différent, donc unique et une date. C’est la date de la facture qui rend la TVA exigible. On ne doit pas jouer avec ça.
La loi impose aussi de préciser la date à laquelle le règlement doit intervenir ainsi que le taux de pénalité prévu en cas de retard de paiement. Sur les remises il faut également être clair. Enfin le document doit être établi en double exemplaire, c’est l’original qui est remis au client.
En principe la facture est envoyée dès que la fourniture est exécutée. Si vous avez à émettre des factures successives pour un même client, vous pouvez effectuer un regroupement sous la forme d’une facture récapitulative ou d’une facture-relevé.
Il faut garder les factures 10 ans puisqu’elles peuvent servir de preuve comptable devant la justice durant ce délai, si vous ne les avez plus vous pouvez, en cas de contrôle, être soupçonné de fraude… Il est conseillé d’envoyer ses factures rapidement, cela incite le client à payer plus vite, un courrier d’accompagnement est en revanche inutile.
Si vous l’adressez par voie électronique, nous devez la confirmer par écrit car les factures » dématérialisées » ne sont légales que pour les entreprises ayant reçu une autorisation de l’administration.
Dominique Deslandes
