Respectez quelques règles de base pour éviter les difficultés dans votre entreprise.
Vos salariés doivent partir en congés au moins deux fois par an, à vous de faire respecter un calendrier des départs.
Les congés payés se prennent au moins en deux fois : une première sous la forme d’un congé principal de 24 jours ouvrables au maximum et de 12 jours ouvrables au minimum entre le 1er mai et le 31 octobre ; une seconde fois pour la cinquième semaine de congés payés, qui est en principe prise isolément. En fait on peut fractionner davantage le congé principal ou accoler l’ensemble.
Les congés payés doivent être pris chaque année par les salariés et ne peuvent qu’exceptionnellement être reportés.
Vos salariés doivent être informés au moins 2 mois à l’avance de la période de prise des congés. Cette période est en général fixée par la convention collective. A défaut, c’est à vous, employeur que la décision revient après consultation des délégués du personnel. En tout état de cause, la période des congés doit toujours comprendre celle allant du 1er mai au 31 octobre. Vos salariés doivent également être informés des dates de leur départ au moins 1 mois à l’avance.
Il convient en pratique d’afficher le planning des départs en congés dans l’entreprise et d’informer individuellement par courrier ou note de service chaque salarié de ses dates de congés. Les dates de congés ne doivent en principe pas être modifiées dans le mois qui précède le départ, sauf circonstances tout à fait exceptionnelles. Si un salarié n’a pas été informé en temps utiles de la date de son départ, vous ne pourrez pas lui imposer cette date. Si le salarié est normalement informé il ne peut anticiper son départ ni revenir en retard car cela constituerait une cause réelle et sérieuse de licenciement. Mais un retour tardif d’un salarié après congés ne peut jamais être assimilé à une démission.
C’est à l’employeur de fixer les dates de congés payés des salariés.
Vous pouvez prévoir des congés par roulement en tenant compte notamment de l’ancienneté et de la situation familiale des salariés, et même de l’activité du salarié chez un autre employeur. Ainsi des salariés mariés doivent obtenir leurs congés simultanément s’ils font tous deux partie de votre personnel. Les délégués du personnel rendent simplement un avis sur les prévisions de congés.
En cas de fermeture de l’entreprise, les délégués sont consultés sur les dates prévues. Si la période de fermeture est inférieure à 4 semaines, l’accord des délégués est nécessaire. Dans ce cas l’entreprise fractionne le congé principal, il est par ailleurs nécessaire d’imposer aux salariés de prendre leur cinquième semaine pendant cette période de fermeture. Les salariés n’ayant pas des droits à congés correspondant à la durée de fermeture, doivent être indemnisés pour chômage partiel.
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