Indispensable, le cahier des charges peut être réalisé par le responsable informatique ou un cabinet extérieur ou mieux encore conjointement. Devra figurer une description détaillée des besoins fonctionnels de chaque service, de l’environnement d’exploitation, du matériel informatique et du mode d’hébergement. Il doit être exhaustif tout en prenant le temps de réflexions préalables dans le domaine stratégique et financier. Il doit chiffrer chacun des objectifs auquel le logiciel ERP doit contribuer et ne rien oublier comme par exemple : Faut-il changer le parc informatique ?
L’ERP doit couvrir tous les besoins de l’entreprise, il convient donc d’expliciter les caractéristiques générales de l’entreprise. Quel est le positionnement de l’entreprise par rapport à ses marchés et à ses concurrents ? Quelle est son offre de produits et services actuelle et quelles sont les évolutions qui peuvent être anticipées ? L’investissement dans un logiciel ERP est un investissement à long terme : il convient de vérifier que le logiciel choisi est en mesure d’accompagner toutes les évolutions prévisibles de l’entreprise.
Il existe sur le marché de nombreuses solutions qui se partagent le marché dont les généralistes et les spécialistes « métiers ». Il est conseillé de choisir un EPR dit « métier » qui a été conçu pour un secteur d’activité particulier et qui aura déjà appréhendé les caractéristiques liées au secteur. Il existe aujourd’hui pratiquement un EPR pour chaque activité économique mais si aucun n’a été développé pour votre business, vous pouvez vous tourner vers un généraliste et y intégrer un module métier.
Les éditeurs (Microsoft Dynamics, SAP, Sage, ) ont des offres adaptées en fonction de la taille des entreprises. Une gamme pour les TPE (moins de 10 salariés), une pour les PME (de 11 à 100 salariés) et pour les entreprises multi-sites de plus de 100 salariés.
ils sont simples à intégrer (pour les TPE ou PME) mais moins paramétrables. A noter qu’ils n’obligent pas à enlever tous les logiciels utilisés auparavant.
Il est proposé aujourd’hui, en dehors de l’achat classique de licence par poste, le mode Software as a service (SaaS) qui permet l’hébergement chez l’éditeur en échange d’un droit d’utilisation payant.
Combien coûte un EPR?
Difficile à dire car cela dépend de l’outil choisi et du nombre de postes concernés dans l’entreprise. le poste le plus élevé reste celui du développement qui est calculé à la journée et dépend lui aussi de la complexité du modèle choisi et son adaptation à l’entreprise. Il faut compte entre 700 et 1200 euros la journée sachant qu’il faudra aussi former les collaborateurs.
une trentaine de jours est nécessaire pour une PME dont 15 postes sont concernés. Un coût non négligeable pour l’entreprise d’où la nécessité de bien cerner les vrais besoins et la rentabilité engendrée.
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