Ces documents commerciaux ont valeur juridique et comportent des mentions obligatoires qu’il est impératif de respecter.
Souvent ces documents sont les seuls validant la relation client-fournisseur. Le bon de commande n’est pas obligatoire mais il est prudent de l’établir. Vous pourrez le faire signer par le client qui, de ce fait, s’engage. Le bon de commande doit mentionner la nature et la quantité des biens ou des services vendus, le prix, avec d’éventuelles remises, le taux de TVA et la date de livraison, éventuellement en plusieurs fois.
Le client appose la mention » bon pour accord » et signe ce devis, cela suffit pour un engagement réciproque. En cas de litige il pourra être utilisé pour montrer la bonne foi de l’un ou de l’autre.
La facture est le seul document vraiment obligatoire pour toute transaction entre professionnels. Le défaut de facturation est pénalisé d’une amende de 75 000 euros. La facture doit comporter obligatoirement le nom, l’adresse, le numéro SIREN du vendeur et son numéro intracommunautaire d’identification à la TVA, en cas d’opération dans un autre pays européen. Dans le cas d’une société doivent figurer également la forme juridique et le capital. De plus est inscrit également le nom du client, son numéro intracommunautaire, la date de la facture, un numéro de facture avec un système continu non modifiable. Vous ne devez pas reprendre une numérotation nouvelle en début d’année.
Cette facture doit indiquer la désignation précise des produits ou des services vendus, la quantité, ces détails doivent être exprimés avec une référence claire aux unités en usage dans la profession. Ensuite sont obligatoirement indiqués le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA de chaque produit ou service, puis le montant de TVA appliqué. Le total doit être noté hors taxe puis toutes taxes. S’il y a une réduction elle doit aussi être précisée, ainsi que la date de paiement et les pénalités encourues en cas de paiement après la date. Parfois les conditions d’escompte sont indiquées en cas de paiement anticipé.
Dominique Deslandes
