Gérer une franchise commence par la création du tableau de bord

Bien gérer une entreprise qu’elle soit en franchise ou non, c’est maîtriser sa comptabilité avec une mise à jour régulière et complète des entrées et des sorties ainsi que des chiffres clés qui détermineront tout de suite si vous êtes sur la bonne voie.
C’est ce qui est communément appelé le tableau de bord et qu’il vous faudra établir en créant une franchise.

Le tableau de bord permet d’identifier et d’analyser les facteurs clefs pour maintenir le cap : les postes qui sont porteurs de profit et ceux qui sont budgetivores et creusent les pertes. Le tableau de bord est établi sur une année comptable.

Un tableau de bord pour être efficace ne doit pas comporter plus d’une quinzaine de chiffres qui donneront tout de suite la tendance. Au-delà, cela tient plus du contrôle de gestion, indispensable dans une grosse structure mais totalement hors normes dans une franchise qui se compose de moins de 5 personnes. Trop d’informations non structurantes peuvent amener à des interprétations éronnées et à prendre de mauvaises décisions ou trop vite. 

Il doit mentionner les charges (salaires, assurances, crédit, téléphone), le chiffre d’affaires et les délais de paiement de vos clients et de vos fournisseurs. Le décalage de trésorerie est souvent éludé par le nouvel entrepreneur qui n’est pas conscient des montants à prévoir pour faire marcher l’entreprise. Un franchisé peut avoir fait un très bon chiffre d’affaires mais avoir des difficultés de trésorerie car entre le paiement de ses fournisseurs et celui de ses clients, il peut se passer un mois voire plus.

Ne pas oublier aussi les charges variables comme l’essence des véhicules (si vous faites des livraisons ( en franchise de restauration rapide) ou de la visite clientèle (franchise de service ou franchise immobilière). Vous les avez prévues en début d’année au prix de x euros le litre, il vous faudra rectifier vos charges à la hausse en cas d’augmentation afin de pouvoir recalculer votre niveau de prix de vente de produits. Dans certains secteur, ces charges peuvent peser lourd.

Un facteur clé à garder sous les yeux (tous les jours dans certaines activités) : le prix auquel le produit est rentable. Cela permettra de pouvoir jouer sur ce prix en cas de baisse de demande ou au contraire d’augmentation de la demande. Par exemple dans une franchise de restauration rapide, un sandwich se vend particulièrement bien à un prix avec une rentabilité faible. Le franchisé peut être amené à l’augmenter légèrement pour atteindre une meilleure rentabilité sachant qu’il perdra quelques clients. Le curseur se situe là et n’est pas toujours facile à stabiliser. En cas d’augmentation de charges variables (fluctuation des matières premières par exemple, un chef d’entreprise peut être amené à baisser sa marge quelques temps pour ne pas augmenter ses prix).

Un logiciel de tenue de compte, vous en trouverez beaucoup qui vous promettent la solution miracle pour optimiser votre comptabilité mais pour commencer si vous n’êtes pas féru d’informatique, un simple tableau excel suffira. Votre comptable vous aidera à le créer et le reste vous appartient. Le reste est que chacun dans l’entreprise remplisse ce tableau au fur et à mesure et qu’il fasse l’objet d’une réunion mensuelle avec les intervenants. C’est pourquoi, il doit être facile à remplir et facile à interpréter.
Si vous optez toutefois pour la solution du logiciel, prenez soin de bien hiérarchiser les applications qui vous sont indispensables : planification du flux de trésorerie, gestion du stock, facturation. Vous en trouverez à partir de 200 euros avec des options limitées –sans mise à jour gratuite et sans hot line gratuite –. Demandez à votre comptable celui qui correspond le mieux à vos besoins et à votre activités. Il sera différents selon que vous ayez à gérer une franchise immobilière ou une franchise de services.

Il doit pouvoir vous donner chaque mois la tendance ou le problème à résoudre. Certains logiciels comportent des algorithmes qui en fonction des éléments que vous aurez programmés et des chiffres que vous rentrerez, vous signalera les écarts dans un sens ou dans l’autre et vous signalera là où vous pourrez agir.
Attention : Le tableau de bord, est un outil qui permet à un franchisé de connaître ses résultats par rapport à son prévisionnel à partir d’indicateurs pour anticiper les résultats de son entreprise et de prendre les bonnes décisions en matière d’actions correctives. Un tableau de bord qui ne sert qu’à donner des informations sans prise de décisions derrière et mise en place de plans d’actions ne sert à rien.

Plus d’informations sur le tableau de bord avec l’interview d’un expert en franchise.

Martine, rédactrice AC Franchise