1 – Commencez l’organisation de votre manifestation plus de 3 mois à l’avance.
2 – Définissez bien la cible de votre manifestation : qui souhaitez-vous toucher ? Votre public interne, le grand public, un réseau de prescripteurs ? De la définition de cette cible dépendra bien entendu l’ampleur de votre événement… et son coût !
3 – Établissez un cahier des charges précis dans lequel vous définirez le nombre de personnes invitées, les modalités logistiques (lieu, date, durée), le contenu de votre manifestation (qu’elle soit festive ou studieuse !), votre budget.
4 – A partir de ce cahier des charges, réfléchissez à la pertinence ou non de faire réaliser cet événement par un prestataire externe. Si ce n’est pas votre souhait, avez-vous vraiment, en interne, les ressources nécessaires pour l’organisation d’un événement tel que vous l’avez défini ?
5 – Assurez-vous de l’originalité et de la pertinence de votre manifestation. Votre concept doit être attractif. Evitez surtout les événements « déjà vus » !
6 – Et surtout : ne négligez aucun détail : invitations, accueil, animations, traiteur, musique… tout doit être défini avec précisions. Prévoyez d’ailleurs une feuille de route pour chacun des acteurs de l’événement. Ne laissez aucune part au hasard !
