Deux tâches sont le plus souvent confiées à l’extérieur de l’entreprise : la première est la gestion comptable prise en charge par un expert-comptable : comptabilité générale (factures, recouvrement), comptabilité fournisseur, déclarations fiscales.
La seconde est la gestion de la paie : calcul et production des bulletins, écritures comptables, archivages des données.
Cette dernière fonction est de plus en plus souvent confiée à un prestataire extérieur et les offres de services sont nombreuses sur le marché. Attention à bien différencier les prestations de services complètement externalisées des offres d’édition sur internet qui vous permettent d’utiliser des interfaces et des logiciels. Les prestations se situent dans une fourchette qui va de 15 à 25 euros par bulletin de salaire émis et dépendent de la complexité des différentes fonctions (horaires variables, heures supplémentaires, etc..).
A noter que la loi de simplification du droit de 2009 autorise la publication de bulletins de salaire dématérialisés. Il nécessite cependant l’autorisation du salarié.
Le prestataire vous proposera plusieurs formules qui reposent sur des modalités dans la transmission des infos. Soit il envoie sur place un collaborateur pour collecter l’information (bdc, factures, tableaux de bord) et en charge de poser des questions si nécessaire, soit les infos sont transmises par mail ou fax soit les documents sont mis à disposition sur le site internet de la société. Le but étant de faire perdre le moins de temps possible. Souvent habitué à un système en interne qui a été construit en fonction des hommes et des aléas de l’entreprise, les PME qui veulent externaliser leur comptabilité seront amenées à remettre à plat leur fonction comptable pour assurer une transmission complète et à temps des éléments comptables.
Faites des appels d’offres (au moins 3) pour comparer les prix des prestations. Attention aux offres alléchantes qui recouvrent souvent un minimum d’opérations et qui font ensuite l’objet de facturations complémentaires. Optez pour la formule forfaitaire est le plus raisonnable et moins risqué. Evidemment, l’autre critère et le plus important est le rapport de confiance qu’il vous faudra instaurer. Vous allez confier des éléments vitaux à un prestataire, il doit en retour engager sa responsabilité en cas d’erreur de ses collaborateurs. En externalisant votre comptabilité, vous transférez la responsabilité de vos déclarations à autrui et il devient juridiquement responsable en cas d’erreur imputables à ses services.
Certains chefs d’entreprise craignent de perdre le contrôle des informations vitales en en confiant le contrôle à l’extérieur. A lui de garder l’il sur les informations significatives comme les déclarations URSSAF ou TVA et laisser au prestataire le soin d’éplucher les feuilles de frais de déplacement.
Faites connaissance avec des experts comptables spécialistes de la franchise !
