Les lundis du coaching d’entreprise : Maîtriser son temps

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  • Créé le : 07/01/2008
  • Modifé le : 07/01/2008

Comme chaque premier lundi du mois, lisez les conseils donnés aux entrepreneurs par les franchisés et Master franchisés d’Action Coach

Planifier, Planifier, Planifier.  Qu’est-ce que j’aimerais avoir plus de temps pour planifier le développement de mon affaire !

La plupart des chefs d’entreprise que nous rencontrons admettent qu’il faut être méthodique afin de réussir dans les affaires. Cependant, la plupart d’entre nous rencontrent par moments des difficultés à s’organiser Il nous arrive tout simplement d’être déconcentrés et de manquer de temps, n’est-ce pas ?

Que cela vous dirait de pouvoir libérer deux heures dans votre semaine pour des activités de planification et pour travailler sur votre entreprise ? Ça vous tente ?

Très bien, alors faites l’exercice suivant :

Prenez votre agenda et examinez vos activités durant les 5 derniers jours de travail de la semaine. Qu’avez-vous REELLEMENT fait de votre temps ? Soyez honnêtes à présent !
Nous acceptons tous l’idée que l’Organisation est la clé de notre future réussite, quels que soient nos projets. Alors pourquoi la reléguons-nous à la dernière place dans l’échelle des priorités lorsque nous avons une journée chargée ?

Disons qu’au cours d’une journée normale, que nous choisissions de ne pas planifier, (remarquez bien le verbe « choisir »),  nous ne sommes distraits qu’environ 5 % du temps, soit durant 25 minutes (et si nous sommes honnêtes,  c’est souvent bien plus que cela). Il s’agit du temps que nous passons à faire uniquement les choses que nous AIMONS faire, lorsque nous ne sommes pas concentrés – en d’autres termes, il s’agit de tergiversations.

À présent, ajoutons 10 % supplémentaires de la journée (moins d’une heure) pour ce qui concerne les problèmes que, dans notre for intérieur, nous savons « Urgents et non Importants ». Ce sont toutes les idées suggérées, par nous-mêmes ou notre équipe, qui sont très certainement de bonnes initiatives pour l’entreprise ou des mises en garde vis à vis de « Crises » potentielles dans le futur. Alors nous prenons le temps de regarder tout cela de plus près. Cela vous dit quelque chose ?
 
Nous sommes d’accord. Voici donc le véritable test ! Combien de fois passons nous MOINS de 10 % de notre journée  (et rappelez-vous bien qu’il s’agit seulement de 50 minutes !) à nous occuper des choses qui sont vraiment « Urgentes et Importantes » ? Ceci concerne les challenges au niveau de votre équipe, les réclamations des clients, des dysfonctionnements au niveau de nos systèmes etc. Le plus souvent, nous y passons un peu plus de temps que cela.

Nous avons donc en tout déjà passé 25 % soit plus de deux heures d’une journée de huit heures sur des choses que l’on n’avait pas besoin de faire, qu’on n’avait pas ENVIE de faire, ou qu’on a préféré faire, car nous avions besoin de « distraction ». Il ne s’agit pas simplement de deux heures par semaine, mais de deux heures par JOUR.

Soyons clairs : nous ne POUVONS PAS « gérer » notre temps. Il nous file entre les doigts au cours des multitudes de situations contre lesquelles nous butons chaque jour, c’est aussi simple que ça. Mais ce que nous POUVONS faire, c’est gérer nos tâches au quotidien. Comment ?

Eh bien, avoir une vision constitue déjà un bon départ : comme cela a déjà été dit , si nous ne savons pas où nous allons, nous finirons à l’endroit où nous nous dirigeons !

Ensuite, une possibilité pourrait être de donner une idée de la façon d’y parvenir (ou une déclaration de Mission), tout comme des « Règles du Jeu », afin de préciser ce qu’il faut faire et ne pas faire au sein de votre Équipe. Distribuer des rôles à chaque membre de votre entreprise serait logiquement l’étape suivante et il paraît également logique de développer des indicateurs de performances pour chacun de ces rôles. Ainsi, tous sauront ce qu’ils sont habilités à faire, et s’ils sont sur la bonne voie.

Cette méthode vous permettra petit à petit de déléguer aux membres de votre  équipe certaines des tâches que vous « choisissez » d’accomplir en tant que patron de l’entreprise, afin de vous laisser plus de temps pour  d’autres activités, comme le développement de vos systèmes de management, , l’analyse de  vos performances dans les différents domaines critiques, la mise au point d’activités de développement de votre équipe et ainsi de suite… En d’autres termes, « la Planification ».

Cela vous paraît trop simple ? Eh bien ça l’est vraiment. Tout découle du mot  « choisir ». Nous pouvons choisir de planifier ou choisir de continuer à vivre et travailler dans le chaos que nous nous sommes créé, et dans les deux cas, les résultats sont prévisibles.

Bien sûr, quand nous apprenons à faire ce type de chois il est bien de devoir rendre des comptes à quelque chose ou quelqu’un :  par exemple un coach qui nous aide à rester concentré sur nos objectifs et qui nous rappelle à l’ordre lorsque le laisser aller  commence à reprendre le dessus.

Cela rassemble à un bon plan ?

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