Etes-vous préparés pour affronter la tempête ? 10 conseils pour une gestion des coûts efficace

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  • Créé le : 26/04/2009
  • Modifé le : 26/04/2009
Voici 10 conseils d’Expense Reduction Analysts pour une gestion des coûts plus efficace.

1. Ne pas accepter le statu quo
Aussi surprenant que cela puisse paraître, de nombreuses organisations ne se sentent pas concernées par la suppression des dépenses inutiles et la réduction des coûts. Si les dirigeants et le personnel sont satisfaits de leur performance financière et de leur gestion des coûts, il y a peu de chance qu’un projet d’optimisation des coûts soit mis en place.
L’essor économique de ces 10 dernières années a peut-être engendré l’effet inverse sur la préoccupation de vos employés en termes de gestion de coûts. En revanche, en ces temps de crise, une culture/attitude dominante du type « Si ce n’est pas cassé, nul besoin de réparer » est une recette qui n’est plus acceptable. Développer une culture du profit au sein de l’entreprise dans laquelle ses membres se sentent responsables du bénéfice réalisé est la clé. Commencez à vous intéresser à la gestion des coûts avant que la situation ne devienne critique et que des décisions soient prises à la hâte.

2. Montrer l’exemple
Une fois que vous avez mis en place une culture du profit, vous devez vous engager à réduire les coûts inutiles. Indiquez à vos employés que vous souhaitez faire des économies, même sur les plus petits éléments. Montrez l’exemple en mettant en avant l’importance de la réduction des coûts et vous inciterez les autres à prendre des initiatives dans ce sens. La réduction des coûts n’est pas un concours de popularité, donc n’ayez pas peur d’en froisser quelques-uns. Vos actionnaires vous applaudiront pour vos efforts et votre message sera pris au sérieux.

3. Introduire le sens de l’urgence
Communiquez autour de vos projets d’optimisation des coûts en mettant l’accent sur leur caractère urgent et sur l’implication immédiate du personnel. Si vous ne le faîtes pas, les employés verront votre « croisade » comme « un effet d’annonces » et votre projet tombera rapidement aux oubliettes. Présentez la gestion des coûts et l’augmentation du profit comme LA priorité de l’entreprise.
Créez de la motivation autour de la réduction des coûts – Et pourquoi ne pas encourager et récompenser ceux qui apportent les meilleures idées et initiatives ? Si, comme la plupart des entreprises, vous êtes à court de ressources en interne, pensez à faire appel à un spécialiste externe. Cette approche vous permettra de rester concentré sur votre coeur de métier.

4. Faire du benchmarking
Une des meilleures manières d’évaluer sa performance achat est de réaliser un benchmarking. S’agissant d’achats non stratégiques, il est parfois possible d’échanger avec d’autres entreprises de son secteur afin de comparer les prix obtenus par les uns et les autres. Attention cependant, d’autres paramètres doivent être pris en compte comme le service et la qualité.

5. Suivre les évolutions des marchés
Renseignez-vous sur les évolutions réglementaires des marchés et sur l’arrivée de nouveaux fournisseurs car ils sont souvent source d’opportunités et d’optimisation des coûts. Ce type de suivi nécessite des échanges réguliers avec vos fournisseurs pour aboutir à une veille du marché efficace.

6. Déterminer ses véritables besoins
Identifiez d’abord vos besoins réels en produits et services. Evaluez-en le coût global, incluant le stockage ou la facturation par exemple. Avez-vous maintenant opté pour le fournisseur le plus performant ? Et surtout, bénéficiez-vous de services adaptés à vos besoins ?
Veillez à consommer selon vos besoins réels. Il est fréquent que le personnel privilégie par principe
le service de livraison le plus rapide par mesure de confort ou de sécurité. Dans la réalité, ce type de comportement d’achat n’a d’impact que sur les prix et non sur la qualité.

7. Etablir un réel dialogue avec les fournisseurs
Informez vos fournisseurs que vous êtes en train d’examiner vos frais généraux et que vous souhaitez les réduire sans que cela ait un effet sur la qualité ou le service. Ils vous proposeront sans doute une meilleure offre mais aussi une réponse plus adaptée à vos attentes. Si vous prenez le temps d’exposer vos besoins à vos fournisseurs, ces derniers seront plus à même de vous
apporter une réponse personnalisée au meilleur prix. Par manque d’informations sur vos activités respectives, les fournisseurs et vous-mêmes passeront peut-être à côté des offres et services les plus pertinents lors de vos négociations. Enfin, n’acceptez pas d’affirmation du type « nous pratiquons des prix plus élevés parce que nous proposons un service de meilleure qualité » ou « nos prix sont imbattables » sans en avoir pris la mesure concrète.

8. Assurer la mise en oeuvre des mesures identifiées
Les 7 étapes précédentes ne vous garantiront aucun résultat si vous ne mettez pas en oeuvre les mesures identifiées pour optimiser vos profits. Réaffirmez votre engagement et votre sens de l’urgence afin que ces économies potentielles deviennent réelles.

9. Impliquer tous les interlocuteurs concernés
Assurez-vous que tous les interlocuteurs clés soient impliqués, et ce dès le début du projet. Ils doivent être informés, consultés et engagés dans ce projet d’optimisation des procédures d’achat et des dépenses. Veillez également à impliquer les fournisseurs avant, pendant et après la mise en place de nouvelles procédures et accords.

10. Maintenir le cap
Une fois mis en place, effectuez un suivi régulier des résultats obtenus. Veillez à ce que votre personnel adopte les procédures, produits et services définis et que vos fournisseurs respectent les accords conclus sur le long terme. Enfin, surveillez chaque année l’évolution du marché sur chaque catégorie de dépenses. Ce travail de suivi est opéré systématiquement par les rares cabinets
de conseil qui proposent ce service. Vous avez ainsi la garantie que les démarches entreprises n’ont pas été vaines et que les résultats annoncés ont été réalisés.

Suivez ces 10 conseils et vous verrez rapidement leurs impacts positifs sur votre ligne de résultats.

Avec nos remerciements à Christopher Aston,
Directeur Marketing Expense Reduction Analysts (UK).

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